Wir fühlen uns dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Einhaltung der geltenden Datenschutzgesetze verpflichtet und möchten Sie daher über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Berlin-Chemie AG, Glienicker Weg 125, 12489 Berlin (nachfolgend: „Berlin-Chemie“ bzw. „wir“, „uns“ oder „unser“) informieren.

1. Welche Daten verarbeiten wir und was sind die Zwecke der Datenverarbeitung?

a. Persönliche Daten: Wir verarbeiten Ihren Namen, Ihre Praxis- oder Geschäftsadresse, Ihre Kontaktdaten (Name, Vorname, Akademischer Grad, Spezialisierung/ berufliche Qualifikation, Telefonnummer), sowie (falls vorhanden) Ihre „lebenslange Arztnummer“ (LANR). Diese Daten erheben wir teilweise selbst bei Ihnen oder aus öffentlich zugänglichen Quellen, teilweise erhalten wir diese von unserem Dienstleister, der direkt + online GmbH, (direkt + online GmbH, Martin-Kollar-Str. 5 81829 München) oder ggf. weiteren Dienstleistern, z.B. Veeva. Darüber hinaus können wir Informationen über Ihre beruflichen Aktivitäten verarbeiten, die aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen, beispielsweise wissenschaftliche Veröffentlichungen, Angaben zu beruflichen Kooperationen, Beiträge in öffentlich zugänglichen Online-Medien oder sozialen Netzwerken sowie vergleichbare öffentlich verfügbare Informationen über Ihre berufliche Tätigkeit. Diese Daten sind teils zur Erfüllung von Verträgen mit Ihnen erforderlich (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO), darüber hinaus teils zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DSGVO i.V.m. § 47 Abs. 4 AMG bzw. § 11a Abs. 2 AMG bzw. § 63b  AMG bzw. § 67 Abs. 6 AMG). Im Übrigen sind die genannten Daten zur Wahrung folgender berechtigter Interessen erforderlich: Pflege unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen sowie zu Zwecken der wissenschaftlichen Information, zu Marketingzwecken und zur Marktforschung (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO).

b. Informationen im Zusammenhang mit Besuchen durch unsere Außendienstmitarbeiter, Ihrer Teilnahme an Veranstaltungen oder bei telefonischen Kontakten: Wir verarbeiten Datum und Inhalt der durch unseren Außendienst erfolgten Besuche, Datum und Thema der von Ihnen besuchten Veranstaltungen sowie präferierte Besuchszeiten und Arzneimittelmuster-Anforderungen und Abgaben. Darüber hinaus können wir in unseren Systemen auch andere Informationen über Sie als Fachperson speichern, die von unseren Außendienstmitarbeitern bei der Interaktion mit Ihnen erfasst werden, wie z. B. Ihre Meinung über unsere Produkte (Bekanntheitsgrad/ Verordnungshäufigkeit), Ihre Erfahrung als Referent, Ihre Zugehörigkeit/Zusammenarbeit mit anderen medizinischen Fachkräften. Unsere Mitarbeiter notieren nach persönlichen Treffen und Beratungsgesprächen zu welchen Themen Sie mehr Informationen wünschen und welche Themen Sie gegebenenfalls weniger interessieren. Diese Informationen können auch dazu verwendet werden, medizinische Fachkreise entsprechend ihren fachlichen Interessen, ihrer klinischen Tätigkeit und ihrem Informationsbedarf zu segmentieren, um unsere wissenschaftlichen Informations- und Kommunikationsaktivitäten angemessen zu planen. Diese Daten sind zur Wahrung folgender berechtigter Interessen erforderlich: Pflege unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen, Steuerung unseres Außendienstes sowie zu Informations- und Marketingzwecken (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO). 

c. Informationen zur Erfüllung von Verträgen mit Ihnen: Sofern wir mit Ihnen einen Vertrag abschließen (z.B. über die Durchführung von Referenten- oder Beratertätigkeiten, in Bezug auf Ihre Teilnahme an Veranstaltungen oder – bei Apothekeninhabern – Jahresbonusvereinbarungen bzw. Konditionsvereinbarungen etc.), verarbeiten wir die für die Durchführung der vertraglichen Leistungen oder die für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlichen Angaben, z.B. Ihre Kontaktdaten, Kontodaten, Reisedaten etc. (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO). Wenn Sie Inhaber einer Apotheke sind, benötigen wir Ihre Daten darüber hinaus auch zur Abwicklung kommerzieller Transaktionen, wie z.B. Bestellungen oder Lagerwertverlustausgleiche und zur Abwicklung von Chargen- oder Produktrückrufen. Die im Zusammenhang mit der Durchführung eines Vertrages erhobenen buchungsrelevanten Daten (Rechnungen, erfolgte Überweisungen etc.) verarbeiten wir zudem zur Erfüllung von gesetzlichen Verpflichtungen auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DSGVO i.V.m. § 147 AO (steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht von Unterlagen).

d. Informationen zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung: Wir verarbeiten Datum, Anzahl und Art der an Sie abgegebenen Arzneimittel-Muster sowie Datum und Inhalt der an Sie versandten Rote-Hand-Briefe. Darüber hinaus verarbeiten wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten, sofern Sie uns mögliche Nebenwirkungen oder Qualitätsmängel mit Bezug auf unsere Produkte mitteilen. Sofern wir in Zusammenarbeit mit Ihnen Anwendungsbeobachtungen i.S.d. § 67 Abs. 6 AMG durchführen, verarbeiten wir zu diesem Zweck Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Ihre lebenslange Arztnummer sowie Art und Höhe der jeweils an Sie im Zusammenhang mit Anwendungsbeobachtungen tatsächlich geleisteten Entschädigungen.

e. Weitere Informationen, sofern Sie uns Ihre Einwilligung hierzu erteilt haben: Sofern Sie uns hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben, nutzen wir die oben genannten Daten sowie Angaben zu Ihren bevorzugten Kommunikationskanälen (z. B. E-Mail, Telefon) sowie Informationen über Ihre Interaktionen mit unseren digitalen Angeboten (z. B. Öffnen von E-Mails, Nutzung unserer Websites oder Teilnahme an digitalen Veranstaltungen), um unsere Kommunikations- und Informationsangebote zu analysieren, zu verbessern und auf Ihre beruflichen Interessen zuzuschneiden. Zu diesem Zweck können unsere elektronischen Mitteilungen technische Funktionen wie Pixel-Tags oder vergleichbare Technologien enthalten, die es uns ermöglichen, zu prüfen, ob eine Nachricht zugestellt oder geöffnet wurde und wie mit den enthaltenen Inhalten interagiert wurde. Dabei können Informationen über Ihre Interaktionen mit unseren digitalen Diensten mit den in unseren Systemen gespeicherten Informationen über Ihre beruflichen Interessen kombiniert werden, um Inhalte, Themen und den Zeitpunkt unserer Kommunikation besser auf Ihre Präferenzen abzustimmen. Rechtsgrundlage ist Ihre uns gegenüber erklärte Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO).

f. Informationen zu Interessenkonflikten: Wir verarbeiten Angaben zu möglichen Interessenkonflikten, wie etwa konkurrierende Verbindlichkeiten oder Interessen, welche die Integrität einer Zusammenarbeit beeinträchtigen könnten, insbesondere Daten hinsichtlich möglicher öffentlicher oder politischer Ämter, Geschäftsbeziehungen und finanzieller Interessen (Beteiligungen an pharmazeutischen Unternehmen), Einkaufsentscheidungen mit Einfluss auf unser Unternehmen, Mitgliedschaften in Gremien (Arzneimittelkommissionen, Entscheidungskomitees), sowie hinsichtlich Familienverhältnisse tangierender Daten (Zugehörigkeit von Familienangehörigen zu den eben genannten Kategorien). Die Verarbeitung ist zur Wahrung folgender berechtigter Interessen erforderlich: Wahrung der Integrität unserer Geschäftsbeziehungen sowie die Identifizierung möglicher Interessenkonflikte. Dies dient dem Schutz unseres Unternehmens vor Reputationsschäden und rechtlichen Konsequenzen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO).  

2. An wen werden personenbezogene Daten weitergegeben?

Innerhalb der Berlin-Chemie haben unsere Mitarbeiter nur in solchem Umfang Zugriff auf Ihre Daten, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Zweckes erforderlich ist. Für organisatorische, buchhalterische oder sonstige interne Verwaltungszwecke oder sofern dies für die Erfüllung des jeweiligen Zweckes erforderlich ist, können Ihre Daten auch an die Muttergesellschaft der Berlin-Chemie, die A. Menarini IFR Srl, Florenz, sowie an andere Unternehmen der Menarini-Gruppe einschließlich solcher in Drittländern außerhalb des EWR-Raums weitergegeben werden. Darüber hinaus können wir anonymisierte oder aggregierte Informationen für statistische Auswertungen verwenden, beispielsweise zur Verbesserung unserer Produkte, Dienstleistungen und Kommunikationsstrategien.

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlichen oder vergleichbar erheblichen Auswirkungen findet nicht statt.

Wir setzen zudem externe Dienstleister zur Datenverarbeitung ein, die uns bei der Durchführung unserer Marketing-Maßnahmen unterstützen (bspw. beim Betrieb unserer Websites, dem Clearing von Adress- und Kontaktdaten und bei der Versendung von Einladungen und Newslettern). Diese Dienstleister verarbeiten Daten nur gemäß den Weisungen und unter der Kontrolle der Berlin-Chemie und ausschließlich zu den in diesen Datenschutzhinweisen beschriebenen Zwecken. Für die
Verarbeitung Ihrer Daten setzen wir auch Dienstleister ein, die sich in Drittländern außerhalb des EWR-Raumes befinden.

Sofern eine Übermittlung Ihrer Daten in Länder außerhalb des EWR-Raumes erfolgt, stellen wir durch geeignete Garantien, wie z.B. die von der EU-Kommission bereitgestellten sog. Standarddatenschutzklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss der EU ein angemessenes Datenschutzniveau sicher. Eine Kopie der Standarddatenschutzklauseln bzw. der sonstigen jeweiligen relevanten Garantie(n) können Sie unter den unten genannten Kontaktdaten anfordern.

Die von uns im Rahmen von Nebenwirkungsmeldungen erfassten Daten (s.o. unter 1.d.) melden wir im Rahmen unserer gesetzlichen Verpflichtung an das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM). Ebenfalls im Rahmen unserer gesetzlichen Verpflichtung berichten wir gemeldete Qualitätsmängel unserer Produkte (z.B. Reklamationen und Fälschungen) an die Landesbehörde (LaGESo). Ihre von uns im Rahmen von nicht-interventionellen Studien bzw. Anwendungsbeobachtungen erfassten Daten (s.o. unter 1.d.) melden wir im Rahmen unserer gesetzlichen Verpflichtungen an die Kassenärztliche Bundesvereinigung, den Spitzenverband Bund der Krankenkassen bzw. den Verband der Privaten Krankenversicherung e. V. Sofern Sie an einer (durch Ärztekammer, Kassenärztliche Vereinigung, Apothekerkammer, VDBD)  zertifizierten Veranstaltung der Berlin-Chemie teilnehmen, bewahren wir die Teilnehmerlisten nach den Anforderungen der  jeweils anwendbaren Fortbildungsordnung auf und übermitteln Ihren EFN-Barcode an die zuständigen Organisationen.

3. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir speichern Ihre Daten, solange dies zur Erfüllung eines unter Punkt 1 beschriebenen Zweckes der Datenverarbeitung (z.B. eines mit Ihnen bestehenden Vertrages bzw. einer rechtlichen Verpflichtung) erforderlich ist.

4. Ihre Rechte

Sie sind jederzeit berechtigt, Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten zu verlangen. Ferner haben Sie das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten bzw. unter den gesetzlichen Voraussetzungen Löschung, Sperrung, Einschränkung der Verarbeitung sowie die Übertragung Ihrer Daten zu verlangen. Sie haben zudem das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen. Sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte wenden Sie sich dazu an unseren Datenschutzbeauftragten: Berlin-Chemie AG, Datenschutzbeauftragter, Glienicker Weg 125, 12489 Berlin, dpo.germany@berlin-chemie.de. Zudem haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit, einzulegen.

Stand: März 2026